Desde a captação dos clientes até o fechamento de vendas, passando por melhorias na gestão interna e aumento da produtividade, as soluções de Tecnologia da Informação (TI) vêm transformando o mundo dos negócios. No entanto, é preciso ter cuidado com os recursos alocados na TI para que o investimento não acabe se transformando em simples despesa ou, na pior das hipóteses, até em prejuízo.
Para ajudá-lo nessa tarefa, listamos aqui algumas dicas matadoras para sua empresa fazer uma redução de custos em TI responsável, que não prejudique sua infraestrutura tecnológica e, ao mesmo tempo, aumente sua lucratividade. Quer descobrir como isso é possível? Continue lendo!
1. Reveja suas licenças
Muitos dos recursos alocados em TI são usados para o pagamento de licenças de softwares — são antivírus, editores de textos e planilhas, programas de gerenciamento empresarial e assim por diante. Em geral, tudo isso demanda um custo anual para continuar funcionando. Mas você já parou para avaliar quais desses programas você realmente usa?
Se por acaso perceber que tem programas subutilizados, pare de usá-los! Também procure alternativas mais baratas ou até gratuitas para os softwares que você usa. Alguns programas (como editores de texto) possuem similares oferecidos por empresas de software aberto que são tão (ou até mais) eficientes quanto os tradicionais.
2. Aproveite a nuvem
Cloud computing é o termo da moda na TI. E sua fama é mais que justiçada: serviços hospedados na nuvem são baratos, ágeis e cada vez mais seguros. Hoje, é possível transferir e guardar arquivos, coordenar equipes e até mesmo criar projetos inteiros diretamente na internet.
Os serviços na nuvem também não apresentam custos de manutenção, não precisam ser atualizados manualmente e ainda trazem ganhos operacionais. Imagine poder acessar todas as informações necessárias para a tomada de decisões da sua empresa por meio de um simples celular? Isso significa nada de despesas com deslocamentos nem perda de tempo!
Além disso, os serviços na nuvem são escalonáveis, adaptando-se ao tamanho da demanda do seu negócio. Assim, empresas menores têm menos custos, enquanto aquelas que movimentam mais dados têm uma despesa proporcional a seu porte.
3. Virtualize seus servidores
Para quem não é da área de TI, pensar em servidores traz à tona a lembrança daqueles computadores enormes e barulhentos, que precisam ser refrigerados o tempo todo e de onde saem milhares de fios. No entanto, esses equipamentos eram extremamente importantes para gerenciar as máquinas da empresa, além de garantir a integridade dos dados.
Hoje em dia, essa imagem de casa de máquinas está fadada à extinção. Os servidores atuais podem ser virtualizados, o que significa que uma única máquina consegue fazer o serviço de vários servidores antigos — assim como um computador tradicional executa diferentes programas ao mesmo tempo.
Assim, a manutenção dessa TI centralizada fica mais barata, com os custos voltados à preservação do equipamento físico e sua refrigeração despencando cada vez mais. E ainda há uma otimização dos espaços físicos da sua empresa. Tudo isso para dizer que, sim, virtualizar servidores é uma excelente ideia para a redução de custos em TI!
4. Aposte na videoconferência
As videoconferências já são uma realidade. É cada vez mais comum a realização de reuniões com pessoas localizadas em diferentes cidades, estados ou mesmo países. Além de reduzir custos com transporte e hospedagem, esse tipo de comunicação é naturalmente mais barato que a tradicional conferência por telefone, ainda oferecendo uma experiência mais completa.
Mas é possível fazer ainda mais com esse recurso! As soluções oferecidas passam não só pelo envio de som e vídeo, mas também de documentos, programas e apresentações em tempo real, bastando apenas ter uma estrutura adequada e conexão com a internet. Além disso, também é possível compartilhar sua área de trabalho do computador, seja com um colega ou mesmo um técnico de TI, que consegue resolver uma série de problemas por meio dessa conferência simples e rápida.
5. Considere o BYOD
Essa sigla vem do inglês Bring Your Own Device, que pode ser traduzida como traga seu próprio dispositivo. Isso significa que a empresa estimula seus funcionários a levar, de casa, equipamentos básicos de comunicação para serem usados no ambiente corporativo — como notebooks, tablets e smartphones.
A redução de custos, portanto, fica evidente: as despesas com a compra desse tipo de dispositivo deixam de ser responsabilidade da empresa. Embora econômica e prática, essa alternativa requer alguns cuidados, em especial em relação à segurança das informações passadas para os equipamentos dos colaboradores que, no fim do dia, saem da empresa.
Além disso, é preciso contar com uma política clara de custos. A empresa vai oferecer conexão com a internet banda larga ou 4G de forma irrestrita ou apenas no trabalho? O custo com a manutenção dos equipamentos é todo do empregado ou há um subsídio organizacional? São questões como essas que precisam ser levantadas e respondidas de forma clara para que todos saiam ganhando.
6. Aposte no SaaS
Mais uma sigla oriunda do inglês que você precisa conhecer: Software as a Service. Nessa modalidade, sua empresa não paga para comprar um programa de computador ou para garantir sua licença, mas sim para usar seus recursos. É como um aluguel: apenas aquilo que realmente será usado é efetivamente cobrado.
Outra vantagem do SaaS é que no seu preço já estão incluídos os serviços de treinamento, atualização e manutenção. Dessa forma, além de diminuir custos diretos, sua empresa ainda ganha agilidade na medida em que os SaaS, por serem bastante específicos, são mais simples de usar. Eles têm, portanto, uma curva de aprendizagem muito mais curta que os programas tradicionais.
7. Conte com parceiros qualificados
Trabalhar com recursos tecnológicos pode se transformar em uma enorme dor de cabeça para os gestores. Embora estejamos familiarizados com a tecnologia há bastante tempo, soluções corporativas ainda são um pouco complicadas para leigos e, portanto, exigem a assistência efetiva de profissionais.
Portanto, se você quer que a redução de custos em TI aconteça sem prejudicar seu negócio, procure parceiros confiáveis, que ofereçam preços adequados ao tamanho da sua empresa e que tenham um quadro de profissionais comprometidos para não só cuidar da manutenção diária da sua infraestrutura de TI mas, também, para sugerir novos serviços e soluções que sejam realmente eficazes e menos custosas para seu negócio.
Fonte: SONDA
Tecnologia da Informação 