Dez boas práticas para redução de custos de Telecom

Telecom (1)Os custos de Telecom já não são os maiores da empresa, mas são os mais rápidos de serem evitados e reduzidos

Quando a economia entra em recessão, ou lamentamos ou vamos em busca de melhorias na eficiência e oportunidades de redução de custos. Os custos de Telecom não são os maiores de uma empresa, mas são os mais rápidos de serem evitados e reduzidos.

A maioria das empresas brasileiras entende como gestão de gastos de telecom, também conhecido por TEM – Telecom Expense Management, apenas a auditoria e contestação de faturas junto às operadoras. A auditoria é de fato uma oportunidade de redução de custos, mas não é a única. Ela se soma a outras nove grandes frentes de redução de custos que as empresas devem e podem abrir para se beneficiar.

Vamos a elas:

  1. Auditoria de Faturas: as operadoras, em geral, emitem faturas de telefonia com erros nos valores ou serviços cobrados. Empresas podem recuperar mensalmente esses valores e cobrar também até 3 anos do passado. O tamanho da economia depende muito de empresa para empresa, para na experiência dos nossos clientes, a média é de 7% de erro (no valor em dinheiro da conta) todos os meses. Portanto, se sua conta mensal é de 10 mil reais, a economia (ou a perda, se você não fizer nada), pode chegar a 9,4 mil reais ao ano.
  2. Inventário: acompanhar o inventário de telefonia móvel é difícil, mas quando empresas usam softwares e processos para garantir atualização contínua, deixam de pagar por linhas que não utilizam. Algumas empresas que não possuem processos para recolher e cancelar as linhas quando do desligamento de colaboradores, por exemplo, continuam pagando por elas e isso pode representar meses de custos desnecessários.
  3. Contratos: empresas especializadas oferecem consultorias para identificar as melhores tarifas para negociação de contratos. Os departamentos de compras ou suprimentos são especialistas na negociação de contratos, mas, na prática, não sabem se o valor da tarifa está dentro ou muito acima do mercado. Consultorias oferecem Benchmarks de Tarifas para que se possa entender quais as tarifas ideais para a empresa em questão.
  4. Roaming: o vilão do momento é o roaming internacional de dados. Essas despesas podem ser evitadas ou reduzidas lançando mão de processos; de apps que identificam usuários em roaming e de dispositivos próprios, do tamanho de um smartphone, e que se conectam nas redes 3G das operadoras em outros países e permitem que até 5 dispositivos sejam conectados e naveguem por poucos dólares de custo por dia. Seguramente mais baratos do que milhares ou dezenas de milhares de reais que geralmente executivos geram por falta de conhecimento de sua parte e falta de gestão da parte da empresa.
  5. Uso: ao utilizar um software para gestão de gastos de telecom, é possível entender os gastos da sua companhia e, com pequenas adequações nos pacotes contratados, aplicação de políticas de uso ou recomendações, traz-se reduções interessantíssimas. Bloqueio de serviços não corporativos e que aparecem nas faturas da empresa, como SMS para programas de TV por exemplo, ou chamadas para serviços com custo por minuto (0300), também trazem retorno.
  6. Co-billing: com a portabilidade, empresas trocam de operadora e, na maioria das vezes, não percebem que o código da operadora antiga está nos celulares de seus colaboradores. Isso é chamado co-billing e traz um custo alto e desnecessário. Grandes empresas chegam a ter mais de R$ 100 mil mensais só em co-billing. E saiba que é possível evitar isso.
  7. Rateio dos Custos por Unidades de Negócio: quando todos os custos são rateados entre áreas ou departamentos, gera-se o que chamamos de gestão descentralizada. Ou seja, todos os gestores da empresa passam a cuidar do consumo de serviços de telecom. Isso gera uma cultura corporativa de guerra contra o desperdício.
  8. Impressão: erros nas faturas e uso indiscriminado são evitados com gestão dos gastos de impressão. Da mesma forma que se faz a tarifação da telefonia, faz-se a tarifação da impressão e o rateio por centro de custo.
  9. Dispositivo Ideal: empresas entregam dispositivos caros para atividades que poderiam ser feitas com outros que custam metade do valor. Uma boa análise traz a informação necessária para uma boa tomada de decisão.
  10. BYOD: poucas empresas no Brasil implantaram programas para Bring Your Own Device (BYOD) e eles podem ser uma importante frente de redução de custos. Mas é preciso deixar claro que BYOD não é simplesmente abrir o acesso às informações corporativas pelos dispositivos pessoais, sem critério, controle, nível de serviço e garantia de segurança da informação. Existem consultorias que ajudam a estruturar programas de BYOD e que minimizam os impactos na infraestrutura, suporte e riscos trabalhistas.

Fonte: Digital Network

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Sobre Ramires, F A. Borja

Sólidos conhecimentos em: GESTÃO ESTRATÉGICA DE NEGÓCIOS - Planejamento Estratégico Empresarial; - Balanced Scorecard (BSC); - Indicadores de Performance (KPI); - Avaliação de Potencial de Mercado; - Marketing Geográfico (GIS); - Business Intelligence (BI); - Inteligência Competitiva. GESTÃO ECONÔMICO-FINANCEIRA - Planejamento Orçamentário; - Plano de Negócios; - Análise de Custo, Volume e Lucro; - Ponto de Equilíbrio e Alavancagem Operacional; - Formação e Análise de Preços; - Retorno sobre Investimentos; - EVA, MVA, EBITDA e Fluxo de Caixa Descontado; - Risco de Crédito com Credit Score.
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