A importância de monitorar os emails corporativos e como fazer sem infringir a lei

MonitorarA questão do monitoramento do e-mail corporativo é bastante polêmica e tem sido enfrentada pelos tribunais com cautela e bom senso. De um lado, estão os que julgam que quaisquer e-mails devem ser protegidos contra fiscalização e do outro, estão os que permitem a fiscalização do email corporativo pelo empregador, excluindo o e-mail pessoal.

Ponto de vista jurídico sobre o monitoramento de e-mails

Até alguns anos atrás, parte dos juristas consideravam os e-mails como “correspondência inviolável”, protegida pelos incisos V, X, XII e LVI, artigo 5º da Constituição de 1988 que trata do resguardo do sigilo da correspondência como direito fundamental.

Entretanto, um importante Acórdão da 1ª Turma do Tribunal Superior do Trabalho publicado em 10/06/2005, com relatoria do ministro João Oreste Dalazen, reconheceu que há necessidade de se separar os e-mails pessoais dos e-mails corporativos.

Desde então, o Tribunal Superior do Trabalho tem recomendado às empresas que comuniquem previamente seus funcionários sobre o uso adequado do e-mail corporativo, avisando que o e-mail da empresa deve ser usado apenas para fins profissionais e que este não exige privacidade como o e-mail privado. Tais comunicados devem ser reforçados com o estabelecimento de uma regulamentação interna.

No entanto, se o empregado eventualmente utilizar o e-mail corporativo para assuntos particulares, deve ter consciência de que o acesso pela empresa ou pelo empregador não caracteriza violação de sua privacidade ou intimidade – o que é, inclusive, entendimento pacífico dos tribunais. A maioria das decisões judiciais tem sido favorável às empresas desde que o empregado seja previamente notificado a respeito das políticas de monitoramento de dados.

Por que monitorar os emails corporativos

Pesquisas afirmam que a principal fonte de vazamentos de informações nas empresas são os próprios funcionários. A perda ou o vazamento de informações pode representar prejuízos significativos às organizações, que vão desde a perda de receitas e/ou clientes até danos ao posicionamento e à imagem da empresa no mercado.

Uma alternativa para prevenir o problema é o monitoramento ativo e contínuo do ambiente de trabalho, abrangendo os registros de comunicação realizados pelo e-mail corporativo, logs de acessos aos diretórios de rede, utilização de dispositivos móveis de armazenagem (pen drive, HD externos), entre outros.

Para um monitoramento assertivo de e-mails

  • Estabeleça uma comunicação objetiva sobre o monitoramento (via código de ética, contrato laboral, aviso no logon da máquina/rede, etc.);
  • Reúna uma equipe especializada, capacitada em gestão de riscos e técnicas de inteligência, dedicada à operação, para conduzi-la de forma independente e isenta de conflitos de interesses;
  • Defina e atualize continuamente as regras de monitoramento, sejam elas de dados estruturados (remetentes, destinatários, datas/horários, tamanho da mensagem, quantidade e tipos de anexos) ou não estruturados das mensagens (título, corpo, nome e conteúdo de arquivos anexados);
  • Dê ênfase também na análise dos riscos representados pelos comportamentos dos funcionários e da sua rede de relacionamentos e não unicamente sobre mensagens pontuais.

Tão importante quanto o monitoramento dos e-mails, o arquivamento das mensagens que são enviadas e recebidas é de extrema importância para resguardar as organizações contra possíveis casos de vazamento de informação

Fonte: UOL

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Sobre Ramires, F A. Borja

Sólidos conhecimentos em: GESTÃO ESTRATÉGICA DE NEGÓCIOS - Planejamento Estratégico Empresarial; - Balanced Scorecard (BSC); - Indicadores de Performance (KPI); - Avaliação de Potencial de Mercado; - Marketing Geográfico (GIS); - Business Intelligence (BI); - Inteligência Competitiva. GESTÃO ECONÔMICO-FINANCEIRA - Planejamento Orçamentário; - Plano de Negócios; - Análise de Custo, Volume e Lucro; - Ponto de Equilíbrio e Alavancagem Operacional; - Formação e Análise de Preços; - Retorno sobre Investimentos; - EVA, MVA, EBITDA e Fluxo de Caixa Descontado; - Risco de Crédito com Credit Score.
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