6 dicas para otimizar o tempo no trabalho

Tempo (1)Ausência de foco, concentração e planejamento estão entre os fatores que mais contribuem para a falta de produtividade e desmotivação.

A expressão “tempo é dinheiro” resume um dos diferenciais que os profissionais mais valorizados do mercado precisam ter: a capacidade de organizar bem o tempo de execução de tarefas.

“O ritmo alucinante das mudanças, a avalanche de dados e informações, a pressão do mercado para se produzir mais, com menor custo e tempo possíveis, reforçam a necessidade de gestão compartilhada e produtiva do tempo para garantir lucratividade, empregos bons e estáveis com qualidade devida”, explica o diretor executivo da Innovia Training & Consulting Ricardo Barbosa.

Porém, as dificuldades para um profissional se adequar a esta demanda de mercado é muito grande. O diretor da Innovia detalha pontos que potencializam estas dificuldades:

1- Ausência de foco:  O colaborador acumula várias obrigações e deseja resolver tudo ao mesmo tempo, o resultado é que nenhuma das obrigações é feita;

2- Falta de concentração na tarefa em execução: o colaborador leva para empresa problemas pessoais, além de conversas paralelas que faz com que o resultado fique prejudicado;

3-Ausência de planejamento:  Não sabendo se planejar ocorre confusão e não se estabelece prioridades;

4-Acomodação que gera desmotivação: Muitos colaboradores não buscam fazer um trabalho diferenciado, criando um ciclo vicioso na relação acomodação e desmotivação;

5-Procrastinação: deixar tudo que se pode fazer hoje para o amanhã;

6- Refém de ferramentas tecnológicas: as pessoas ficam apegadas ao celular e ao uso de e-mail de forma errada (checar caixa de correspondência toda hora).

Por outro lado, Barbosa reforça que isso não significa que o colaborador não tem direito de descansar e que o chefe deve ser carrasco. “O descanso é fundamental para que se possa ser produtiva. Nenhum profissional é 100% do seu tempo, temos que cada vez mais exercer o famoso ócio criativo. Assim é necessário relações balanceadas. Uma forma eficaz é utilizar o quadrante do tempo, onde você irá separar suas atividades em: Crises (importante e urgente), Urgências (urgente mas não importante), Planejamento (importante mas não urgente) e Rotina (nem importante e nem urgente)”.

A pessoa estabelecendo bem esta relação com o tempo terá muito mais tempo para sua vida pessoal, caindo com o mito de que o colaborador dedicado é o que só pensa no trabalho. “Só pensar no trabalho não é bom, pois afeta diretamente a nossa saúde, família e qualidade de vida. Quando planejamos nossas atividades, conseguiremos ser produtivos”, alerta o diretor.

Veja as principais dicas para que um colaborador otimize seu tempo:

– Estabelecer prioridades;

– Disciplinar reuniões;

– Disciplinar horários para conversas;

– Estabelecer código de conduta telefônica e para eletrônicos;

– Classificar ativas que são importantes e urgentes;

– Evitar acumular funções que não sejam suas.

Por Administradores

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Sobre Ramires, F A. Borja

Sólidos conhecimentos em: GESTÃO ESTRATÉGICA DE NEGÓCIOS - Planejamento Estratégico Empresarial; - Balanced Scorecard (BSC); - Indicadores de Performance (KPI); - Avaliação de Potencial de Mercado; - Marketing Geográfico (GIS); - Business Intelligence (BI); - Inteligência Competitiva. GESTÃO ECONÔMICO-FINANCEIRA - Planejamento Orçamentário; - Plano de Negócios; - Análise de Custo, Volume e Lucro; - Ponto de Equilíbrio e Alavancagem Operacional; - Formação e Análise de Preços; - Retorno sobre Investimentos; - EVA, MVA, EBITDA e Fluxo de Caixa Descontado; - Risco de Crédito com Credit Score.
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