Dez mandamentos para se livrar do mais por menos

Chief CIO (2)Ao longo dos últimos anos tem crescido a pressão para que as áreas de TI façam mais com menos recursos. Graças a isso, as equipes foram reduzidas e terceirizadas, mas, por outro lado, cresceu a demanda por um atendimento melhor e pela adoção de novas tecnologias.

CIOs defendem que chegamos a um momento de ruptura e que é necessário romper esse ciclo. De exigir que as áreas de negócio estabeleçam suas prioridades em relação aos projetos ligados à tecnologia da informação. De fazer o necessário com mais qualidade.

Mas qual a postura que os CIOs devem adotar para isso?

1- Pare de tentar ser um super-herói: Prazos irreais e sobrecarga de trabalho levam à baixa qualidade. Você é solicitado a gerenciar um conjunto de prioridades. Devolva as solicitações a quem elas pertencem. Seja claro em cada requisição relativa a tempo e dinheiro de cada projeto e deixe que o negócio decida suas prioridades. Novos projetos significam que alguma coisa terá de descer na lista de prioridades e não é o seu trabalho decidir qual delas se moverá. Na realidade, deixando que a empresa tome a decisão, você reduzirá o número de pedidos inúteis. Mas atenção: isso só funcionará se você entregar o que prometer, caso contrário parecerá que você está fugindo do trabalho.

2- Permita que os usuários gerenciem-se sempre que puderem: Muitos usuários podem instalar software em suas máquinas e gerenciar atualizações. A menos que haja regras específicas, permita que eles instalem o iTunes, o Gmail, e coisas do gênero, deixando claro que se houver algum problema, você vai reinstalar a configuração-padrão. Por outro lado, torne pública a política de segurança para o caso do uso de aparelhos como o iPhone, contas de e-mail pessoal ou outras tecnologias que não sejam o padrão da corporação. Faça com que todos saibam e entendam porque você está agindo dessa forma. Deixe claro que liberdade exige responsabilidade e que você tem trabalho mais crítico a fazer.

3- Elimine o “fazer por fazer”: Revise suas tarefas rotineiras e defina o real valor que elas trazem. É grande a possibilidade de estar gastando mais tempo do que o necessário no monitoramento de riscos pequenos. Pode parece uma heresia, mas é mais eficiente deixar algumas coisas simplesmente acontecerem, consertando problemas ocasionalmente, do que dedicar um grande esforço na prevenção. Dessa forma, é possível reduzir o “fazer por fazer” e entregar às áreas de negócios os benefícios da tecnologia que elas realmente querem.

4- Automatize tudo o que puder: Mostre para a companhia o quanto economizou em força de trabalho com processos de automatização. Tenha certeza que seus sistemas de monitoramento abrangem tudo, do nível de uso dos roteadores até as linhas de fax. Apenas certifique-se que todos entendem que o piloto automático só funciona quando o céu está limpo.

5- Terceirize os aborrecimentos: Software como serviço e computação em nuvem não são apenas as últimas modas em tendências tecnológicas. Estes conceitos também ajudam a fugir da manutenção e do gerenciamento de servidores, do armazenamento e dos aplicativos. As ferramentas web de escritório do Google (Google Apps) e o Live Workspaces, sistema de compartilhamento online de arquivos da Microsoft e similares são bons substitutos para os repositórios de arquivos departamentais — e essas ferramentas estão disponíveis para qualquer um. Aplicativos hospedados fora da empresa são um passo maior, mas os mesmos princípios podem ser aplicados. Se está dando suporte a uma grande variedade de sistemas de marketing, vendas, orçamento, cobrança ou projetos para um número tão grande de grupos de trabalho, é hora de racionalizar o ambiente. Comece a desligar servidores e consolide estes aplicativos na nuvem. Os sistemas mais problemáticos e os usuários mais barulhentos devem estar no começo da fila.

6- Concentre-se nas “vacas sagradas”: Procure por qualquer oportunidade de eliminar o que é “legal” em favor do que é realmente importante. É hora de reavaliar valores antigos e matar “vacas sagradas”. Aquele sistema legado é realmente uma necessidade ou um luxo que a empresa não pode mais manter? Os usuários realmente precisam de acesso à rede sem fio em todos os cantos do prédio? A menos que a gerência esteja dentro de uma caverna, ela já começou a reexaminar novos projetos e compras programadas. Agora, é a chance de colocar os custos e os benefícios de ativos existentes no microscópio também — especialmente aqueles que estão causando problemas.

7- Tempo de descanso é tempo de descanso: Não ligue o notebook quando chegar em casa, desligue o telefone celular e deixa os e-mails indesejáveis se acumularem em sua caixa postal no final de semana. A maneira mais rápida de perder a cabeça é não aprender a relaxar. Crie um hobby, aprecie um uísque puro malte. Já existem problemas demais durante a semana de trabalho. Deixe-os fora do seu domingo — a menos que não haja alternativa.

8- Não case com nada: Hardware, software, escritório, casa, roteadores, computadores; não importa: não é porque você consertou uma vez que é obrigado por contrato a fazer para sempre. Na verdade, não deveria ter consertado da primeira vez. Na próxima vez que alguém trouxer o notebook pessoal para você “só dar uma olhada”, peça algo que seja inaceitável. “Bom, você trabalha na contabilidade, não? Se importaria de rever minhas declarações de imposto de renda dos últimos três anos?”. Dê o troco.

9- Mantenha viva a diversão eletrônica: Sim, tudo é urgente, mas não deixe a diversão e a inovação da tecnologia de fora da sua agenda. Mantenha essa diversão como um motivador. Estar atento a inovações tecnológicas vão ajudar a enxergar soluções mais facilmente, à medida que forem aparecendo. Reserve, ao menos, uma hora por dia para ler sites de tecnologia. Não fique preso ao trabalho.

10- Faça a empresa ouvi-lo: Todo mundo está cansado de ouvir que a área de tecnologia precisa entender de negócios. Bom, a área de negócios precisa entender de tecnologia também. Procure se relacionar com o pessoal de negócios para que conheça suas necessidades, e vice-versa. Quando descobrir que eles não são sanguessugas, e eles descobrirem que você não é um marciano, você vai criar um relacionamento verdadeiro que é crucial durante tempos difíceis.

Por InfoWorld

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Sobre Ramires, F A. Borja

Sólidos conhecimentos em: GESTÃO ESTRATÉGICA DE NEGÓCIOS - Planejamento Estratégico Empresarial; - Balanced Scorecard (BSC); - Indicadores de Performance (KPI); - Avaliação de Potencial de Mercado; - Marketing Geográfico (GIS); - Business Intelligence (BI); - Inteligência Competitiva. GESTÃO ECONÔMICO-FINANCEIRA - Planejamento Orçamentário; - Plano de Negócios; - Análise de Custo, Volume e Lucro; - Ponto de Equilíbrio e Alavancagem Operacional; - Formação e Análise de Preços; - Retorno sobre Investimentos; - EVA, MVA, EBITDA e Fluxo de Caixa Descontado; - Risco de Crédito com Credit Score.
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